Excel i CRM: czym się różnią w praktyce
Arkusz to tabela. Zapisuje to, co ktoś do niej wpisze, i nic więcej. CRM to system do prowadzenia sprzedaży: przypisuje klienta do osoby, pilnuje terminów, trzyma historię rozmów i pokazuje, co trzeba zrobić dzisiaj.
| Sprawa | Excel | CRM |
|---|---|---|
| Nowe zapytanie z reklamy | ktoś musi je przepisać albo wkleić | trafia do systemu i dostaje opiekuna |
| Termin następnego kontaktu | kolumna, której nikt nie pilnuje | zadanie w planie dnia handlowca |
| Historia rozmów | jedna komórka z notatkami albo nic | pełna historia na karcie klienta |
| Praca kilku osób naraz | nadpisane wiersze i kopie pliku | każdy widzi swoje sprawy, zmiany są zapisane |
| Wiedza, co się sprzedaje | ręczne liczenie i filtry | wyniki, etapy i powody przegranych |
Excel nie jest zły. Po prostu nie został zrobiony do pilnowania ludzi i terminów.
Kiedy Excel w zupełności wystarcza
Nie każda firma potrzebuje CRM od pierwszego dnia. Arkusz spokojnie wystarczy, gdy:
- sprzedajesz sam i nikt poza Tobą nie dzwoni do klientów,
- zapytań jest na tyle mało, że pamiętasz każde z nich,
- sprzedaż zamyka się w jednej rozmowie i nie ma długiego czekania na decyzję,
- nie prowadzisz reklam, z których zapytania przychodzą codziennie.
W takiej sytuacji ważniejsze od narzędzia są zasady: każdy klient ma termin kolejnego kontaktu, a po każdej rozmowie jest notatka. Opisałem je w artykule Follow-up leadów: następny krok po każdej rozmowie.
7 sygnałów, że arkusz przestał wystarczać
Jeśli rozpoznajesz u siebie dwa albo trzy z poniższych punktów, arkusz zaczyna kosztować Cię sprzedaż.
- Zapytania z reklam czekają, aż ktoś przepisze je do pliku, a pierwszy telefon pada dopiero następnego dnia.
- W zespole jest więcej niż jedna osoba do rozmów z klientami i zdarza się, że nie wiadomo, kto prowadzi danego klienta.
- Kolumna „następny kontakt” jest pusta w połowie wierszy albo ma daty z przeszłości.
- Notatki z rozmów są w zeszycie, w telefonie albo w głowie handlowca, a nie przy kliencie.
- Ten sam klient jest w pliku dwa razy, bo raz napisał przez formularz, a raz zadzwonił.
- Na pytanie „ile mamy otwartych ofert i na jaką kwotę” odpowiedź zajmuje pół godziny.
- Gdy handlowiec idzie na urlop albo odchodzi, razem z nim znika plan kontaktów.
Najdroższy jest punkt pierwszy. O tym, dlaczego czas reakcji na zapytanie z reklamy ma takie znaczenie, piszę w artykule Leady z Facebooka: co zrobić, żeby nie przepadły.
Ile kosztuje trzymanie się arkusza
Excel wydaje się darmowy, bo plik już jest. Koszt widać gdzie indziej: w klientach, do których nikt nie oddzwonił, i w ofertach, po których nikt nie zadzwonił. Nie ma jednej liczby, która pasuje do każdej firmy, ale możesz ją policzyć u siebie w trzech krokach:
- Policz, ile zapytań miesięcznie nie dostało drugiego kontaktu albo dostało go po terminie.
- Sprawdź, jaki odsetek zapytań zwykle zamieniasz w sprzedaż.
- Pomnóż jedno przez drugie i przez średnią wartość klienta.
Wynik to przybliżona kwota, która co miesiąc zostaje na stole. Zwykle to on, a nie cena programu, rozstrzyga, czy warto zmieniać narzędzie.
Jak przenieść dane z Excela do CRM bez chaosu
Przeniesienie danych to moment, w którym najłatwiej o bałagan. Poniżej kolejność, która się sprawdza.
Krok 1. Uporządkuj plik przed importem
Jeden klient to jeden wiersz. Jedna informacja to jedna kolumna: osobno imię, nazwisko, telefon, e-mail, firma. Daty wpisz w jednym formacie. Kolumnę „uwagi” z całą historią lepiej przenieść jako notatkę niż rozbijać na siłę.
Krok 2. Usuń duplikaty
Posortuj plik po numerze telefonu i po adresie e-mail. Te same dane w dwóch wierszach to w CRM dwóch klientów i dwie osoby, które do nich zadzwonią.
Krok 3. Zdecyduj, co przenosisz
Nie musisz przenosić wszystkiego. Klienci, z którymi nie było kontaktu od lat, mogą trafić do archiwum. Najważniejsze są otwarte sprawy, czyli osoby, które czekają na ofertę, telefon albo decyzję.
Krok 4. Najpierw próba na kilkudziesięciu wierszach
Zaimportuj mały fragment i sprawdź, czy kolumny trafiły we właściwe pola, czy polskie znaki są poprawne i czy numery telefonów się nie rozjechały. Dopiero potem importuj resztę.
Krok 5. Każda otwarta sprawa dostaje opiekuna i termin
Po imporcie przejdź przez otwarte sprawy i każdej przypisz osobę oraz datę kolejnego kontaktu. Bez tego CRM będzie tylko droższą wersją arkusza.
Krok 6. Od dnia przejścia arkusz tylko do odczytu
Najczęstszy błąd to prowadzenie sprzedaży równolegle w dwóch miejscach. Ustal dzień, od którego nowe zapytania i notatki trafiają tylko do CRM, a plik zostaje jako archiwum.
Jak to wygląda w CRM NA STERYDACH
Zbudowałem CRM NA STERYDACH dla firm do 50 osób i zespołów z 1–5 handlowcami, które wyrosły z arkusza. Opisuję tylko to, co dziś jest w systemie.
Import z dopasowaniem kolumn
Plik importujesz z dopasowaniem kolumn do pól w CRM, a system sprawdza duplikaty. Przy dużej migracji robimy najpierw próbę. Dane możesz też w każdej chwili wyeksportować.
Zapytania z reklam i arkuszy od razu w systemie
Zapytania z formularzy Meta, Make i arkuszy trafiają do CRM i od razu dostają opiekuna i termin. Zapytanie bez opiekuna ląduje w kolejce „Do przypisania”, więc nie leży niezauważone.
Bez notatki i następnego kroku rozmowy nie zamkniesz
Tego arkusz nie zrobi. System nie pozwala zapisać rozmowy bez notatki i zaplanowanego kontaktu z terminem i wykonawcą. Rano handlowiec widzi zadania na dziś i zaległe oraz kolejkę telefonów ułożoną według wartości szans.
Duplikaty i historia zmian
CRM wykrywa duplikaty, a decyzję o połączeniu kart podejmujesz Ty. Każda zmiana jest zapisana w historii, a zamiast kasowania jest archiwum. Szerzej o tym, czym jest CRM i jak go wybrać, piszę w przewodniku System CRM: co to jest i jak wybrać.
Od czego zacząć, jeśli dziś pracujesz w Excelu
- Przejrzyj arkusz i policz, ile otwartych spraw nie ma terminu kolejnego kontaktu.
- Sprawdź, ile z 7 sygnałów opisanych wyżej pasuje do Twojej firmy.
- Jeśli dwa albo więcej, uporządkuj plik według kroków z tego artykułu i przetestuj CRM na przykładowych danych.
Sprawdź to na własnym koncie przez 7 dni
Możesz założyć konto testowe na swój e-mail i przez 7 dni klikać po własnej przestrzeni z przykładowymi danymi: plan dnia, kolejka telefonów, karta klienta z notatką AI i agent. Logujesz się kodem z e-maila, bez hasła, bez karty i bez rozmowy z handlowcem.
Wolisz najpierw porozmawiać o tym, jak dziś prowadzisz klientów w arkuszu i czy CRM ma u Ciebie sens? Zadzwoń pod 695 947 017 albo napisz na kontakt@crmnasterydach.pl. Odbieram sam, a jeśli arkusz Ci wystarczy, powiem to wprost.
Najczęstsze pytania
Excel czy CRM – co wybrać dla małej firmy?
Excel wystarcza, gdy sprzedajesz sam, zapytań jest mało i pamiętasz każde z nich. CRM jest potrzebny, gdy klientów prowadzi kilka osób, zapytania przychodzą codziennie z reklam i zaczynają uciekać terminy kontaktu.
Po czym poznać, że arkusz przestał wystarczać?
Typowe sygnały to zapytania czekające na przepisanie do pliku, puste albo przeterminowane daty następnego kontaktu, notatki poza arkuszem, duplikaty klientów i brak szybkiej odpowiedzi, ile ofert czeka na decyzję.
Jak przenieść dane z Excela do CRM?
Uporządkuj plik (jeden klient to jeden wiersz, jedna informacja to jedna kolumna), usuń duplikaty, zdecyduj, co przenosisz, zrób próbny import na kilkudziesięciu wierszach, a po imporcie przypisz każdej otwartej sprawie opiekuna i termin.
Czy po przejściu na CRM można dalej używać arkusza?
Lepiej nie prowadzić sprzedaży w dwóch miejscach. Ustal dzień, od którego nowe zapytania i notatki trafiają tylko do CRM, a arkusz zostaje jako archiwum tylko do odczytu.
Jak policzyć, ile kosztuje trzymanie się Excela?
Policz zapytania bez drugiego kontaktu albo z kontaktem po terminie, pomnóż przez odsetek zapytań, które zwykle zamieniasz w sprzedaż, i przez średnią wartość klienta. Wynik to przybliżona kwota tracona co miesiąc.