Gdzie najczęściej przepada zapytanie z formularza Meta
Formularz z reklamy Meta wypełnia się w kilka sekund, bez wychodzenia z Facebooka. Klient zostawia imię i telefon, często między jednym a drugim filmikiem. Pół godziny później myśli już o czymś innym.
Po stronie firmy wygląda to zwykle tak:
- powiadomienie przychodzi na skrzynkę, którą czyta „ktoś z biura”,
- zapytania wiszą w Menedżerze reklam albo w arkuszu, do którego zagląda się raz dziennie,
- nikt nie jest przypisany, więc każdy zakłada, że oddzwonił ktoś inny,
- po nieodebranym telefonie sprawa cichnie, bo nikt nie zaplanował drugiej próby.
Zapłaciłeś za ten kontakt w reklamie. Jeśli czeka dwa dni, aż ktoś go zauważy, klient zdąży zapomnieć, czego szukał, albo porozmawia z firmą, która odezwała się pierwsza.
Dwa przykłady z małych firm
Firma OZE: fotowoltaika i pompy ciepła
Firma montuje instalacje w województwie i puszcza reklamy z formularzem „Bezpłatna wycena”. W formularzu jest imię, telefon, miejscowość i pytanie o wysokość rachunku za prąd. Zapytania odbiera właściciel, który w ciągu dnia jest na montażach, i jedna osoba w biurze.
Przy takim układzie łatwo o sytuację, w której w poniedziałek rano w skrzynce czeka kilkanaście zgłoszeń z weekendu. Biuro dzwoni do pierwszych pięciu, reszta przechodzi na wtorek. Do kogoś, kto nie odebrał, nikt już nie wraca.
Biuro ubezpieczeń
Agent prowadzi kampanię „Porównaj OC przed końcem polisy”. Zapytania przychodzą przez cały miesiąc, a każde ma swój termin: koniec polisy klienta. Jeśli telefon po wysłaniu kalkulacji się nie odbędzie, klient przedłuży polisę tam, gdzie miał, bo tak jest najprościej.
W obu firmach problemem nie jest liczba zapytań. Problemem jest to, że między formularzem a telefonem nie ma żadnej zasady.
Proces krok po kroku: od formularza do decyzji
Poniżej proces, który ustawiam firmom. Można go prowadzić nawet w zeszycie, ale w CRM pilnuje się sam. Więcej o tym, jak CRM prowadzi sprawę od zapytania do sprzedaży, piszę w przewodniku System CRM: co to jest i jak wybrać.
Krok 1. Zapytanie trafia w jedno miejsce
Każde zgłoszenie z formularza Meta ląduje na jednej liście, razem ze źródłem: z jakiej kampanii przyszło. Nie w trzech skrzynkach i nie w telefonie właściciela. Dzięki źródłu za miesiąc wiesz, która reklama przynosi klientów, a która tylko kliknięcia.
Krok 2. Od razu jest opiekun i termin pierwszego telefonu
Zanim ktokolwiek zadzwoni, sprawa ma przypisaną osobę i godzinę pierwszego kontaktu. W firmie OZE może to wyglądać tak: zgłoszenia z rana bierze biuro, popołudniowe właściciel po montażu. Ważne, żeby zasada była spisana i żeby żadne zapytanie nie zostało bez nazwiska.
Krok 3. Pierwszy telefon, a gdy klient nie odbiera, kolejna próba
Nieodebrany telefon nie zamyka sprawy. Zapisujesz próbę i od razu planujesz następną, na przykład na inną porę dnia. Dobrze jest też wysłać krótkiego SMS-a, że dzwoniłeś w sprawie wyceny i oddzwonisz o konkretnej godzinie.
Krok 4. Rozmowa i notatka
W rozmowie sprawdzasz, czy jest sens iść dalej. W OZE: dach, rachunek, termin, kto decyduje. W ubezpieczeniach: data końca polisy, co jest ubezpieczone, co klient ma dziś. Po rozmowie zostaje notatka z potrzebami, budżetem i ustaleniami. Samo „gadałem, zainteresowany” po tygodniu nic nikomu nie mówi.
Krok 5. Następny krok z datą
Każda rozmowa kończy się zaplanowanym działaniem: oględziny dachu w czwartek o 10:00, wysłanie kalkulacji OC dziś, telefon kontrolny w piątek. Następny krok ma termin i osobę, która go wykona.
Krok 6. Oferta i telefon po ofercie
Oferta poszła. Tu ginie najwięcej spraw, bo klient nie odpisuje, a nikt nie ma w kalendarzu telefonu po ofercie. Termin tego telefonu planujesz w chwili wysłania oferty, a nie wtedy, gdy sobie przypomnisz.
Krok 7. Decyzja i powód
Klient kupuje albo nie. Przy odmowie zapisujesz powód: cena, termin, wybrał kogoś innego, zrezygnował. Po kilku miesiącach widać, gdzie firma przegrywa, i wiadomo, co poprawić w reklamie albo w ofercie.
Jak to wygląda w CRM NA STERYDACH
Zbudowałem CRM NA STERYDACH właśnie pod firmy, które mają zapytania z reklam Meta. Opisuję tylko to, co jest dziś w systemie.
Zapytanie z reklamy od razu ma opiekuna i termin
Formularze Meta, Make i arkusze trafiają prosto do CRM. Każde zapytanie dostaje opiekuna i termin pierwszego kontaktu. Jeśli opiekuna brakuje, kontakt trafia do kolejki „Do przypisania”, więc nie zginie w ogólnej liście. To pierwszy z trzech kroków opisanych na stronie głównej.
Plan dnia pokazuje, kto czeka na telefon
Rano widzisz zadania na dziś i zaległe, nowe kontakty bez pierwszego telefonu i szanse bez kroku. Kolejka telefonów jest ułożona według wartości szans, więc najpierw dzwonisz tam, gdzie są największe pieniądze. Telefony i spotkania synchronizują się z Kalendarzem Google.
Dzwonisz jednym kliknięciem, AI pisze notatkę
Przy kliencie klikasz „Zadzwoń”, WhatsApp, SMS albo e-mail. Rozmowę możesz nagrać w CRM albo w Wispr Flow, a z nagrania powstaje krótka notatka: potrzeby, budżet, obiekcje, ustalenia i następny krok. Notatka trafia na samą górę karty klienta. Przed kolejnym telefonem widzisz, czego klient chciał, skąd przyszedł i jaki jest cel rozmowy.
Bez notatki i następnego kroku rozmowy nie zapiszesz
System nie pozwala zapisać skutecznej rozmowy bez notatki i zaplanowanego kontaktu z terminem i wykonawcą. Pusty wpis albo „ok” nie przejdzie. Dzięki temu nie musisz sprawdzać, czy handlowiec oddzwonił po ofercie, bo każda otwarta szansa ma plan.
Duplikaty i historia zmian
Ta sama osoba potrafi wypełnić formularz dwa razy. CRM wykrywa duplikaty, a decyzję o połączeniu zostawia Tobie. Widzisz też, kto i kiedy zmienił etap, kwotę albo opiekuna.
Wyniki liczone z danych
Widzisz wygrane, przegrane, skuteczność, szanse według etapu i powody przegranych. Gdy brakuje danych, CRM pisze to wprost, zamiast pokazywać zmyślone liczby.
Agent, który wpisze kontakt za Ciebie
Gdy klient dzwoni prosto z reklamy, a Ty jesteś na dachu, piszesz agentowi „dodaj klienta i umów telefon na jutro” albo wklejasz zrzut ekranu z wiadomości, a agent robi to w CRM. Ważne działania czekają na Twoje „Wykonaj”, a AI niczego nie wysyła do Twoich klientów.
Trzy błędy, które widzę najczęściej
Jedna wspólna skrzynka bez właściciela
Powiadomienia z formularza idą na adres biuro@, który czytają trzy osoby. Każda widzi nowe zgłoszenie i każda myśli, że zajmie się nim ktoś inny. Wystarczy jedna zasada: zgłoszenie ma nazwisko, zanim ktokolwiek je przeczyta.
Jeden telefon i koniec
Klient z formularza Meta często nie odbiera za pierwszym razem, bo jest w pracy albo za kierownicą. Jeśli po jednej próbie sprawa ląduje w „nie odbiera”, tracisz kontakty, za które już zapłaciłeś. Druga i trzecia próba o innej porze to najtańszy sposób na więcej rozmów.
Oferta bez daty telefonu
W firmie OZE wycena idzie mailem, a potem wszyscy czekają, aż klient sam się odezwie. Klient porównuje trzy oferty i wybiera tę firmę, która zadzwoniła i odpowiedziała na jego pytania. Telefon po ofercie planujesz w chwili jej wysłania.
Od czego zacząć jutro rano
Jeśli dziś zapytania z Facebooka czekają w skrzynce, zacznij od trzech decyzji:
- Kto odpowiada za nowe zgłoszenie i do kiedy ma zadzwonić.
- Ile prób kontaktu robicie, zanim uznacie sprawę za zamkniętą.
- Co musi znaleźć się w notatce po rozmowie i jaki jest zawsze następny krok.
Te zasady działają także w arkuszu. CRM sprawia, że nikt nie musi ich pilnować ręcznie.
Sprawdź to na własnym koncie przez 7 dni
Możesz założyć konto testowe na swój e-mail i przez 7 dni klikać po własnej przestrzeni z przykładowymi danymi: plan dnia, kolejka telefonów, karta klienta z notatką AI i agent. Logujesz się kodem z e-maila, bez hasła, bez karty i bez rozmowy z handlowcem. Po 7 dniach konto po prostu wygasa.
Wolisz najpierw porozmawiać o tym, jak u Ciebie wyglądają zapytania z reklam? Zadzwoń pod 695 947 017 albo napisz na kontakt@crmnasterydach.pl. Odbieram sam.
Najczęstsze pytania
Dlaczego leady z formularza Meta przepadają?
Zwykle nie giną w reklamie, tylko po wysłaniu formularza: powiadomienie trafia na wspólną skrzynkę, nikt nie jest przypisany, a po nieodebranym telefonie nikt nie planuje kolejnej próby.
Co zrobić od razu po otrzymaniu leada z Facebooka?
Przypisać opiekuna i termin pierwszego telefonu, zanim ktokolwiek zadzwoni. Zgłoszenie powinno trafić na jedną listę razem ze źródłem, czyli kampanią, z której przyszło.
Co robić, gdy klient z formularza nie odbiera telefonu?
Zapisać próbę i od razu zaplanować następną o innej porze dnia. Pomaga krótki SMS z informacją, że dzwoniłeś w sprawie wyceny i oddzwonisz o konkretnej godzinie.
Kiedy zadzwonić po wysłaniu oferty?
Termin telefonu po ofercie warto zaplanować w chwili jej wysłania, a nie czekać, aż klient sam się odezwie.
Czy do obsługi leadów potrzebny jest CRM?
Zasady działają także w arkuszu. CRM sprawia, że nikt nie musi ich pilnować ręcznie: każde zapytanie ma opiekuna, termin i zaplanowany następny krok.